Как разобраться с делами и успевать намного больше

Случаетcя, что мы бываем несобранными, что нам сложно заставить себя сделать какое-то рутинное действие. Чаще всего это происходит из-за отсутствия точного плана: что, где и когда выполнять. 4young делится простыми рекомендациями по личному планированию. Эти техники не требуют подготовки и начать пользоваться ими можно уже сегодня. 

Допустим, мы делим личное планирование 4 уровня. Каждый из них отвечает за разный промежуток времени, а значит и за объем задач которые он решает. Мы будем двигаться от абстрактного "Я хочу достичь..." до планирования конкретных действий которые мы выполняем в течении дня.

Такой подходит позволит разделить большие и сложные желания на доступные для понимания и выполнения задачи. Итак... 

Уровень 1. Стратегическое планирование или «Проекция»

Что может быть лучше достижения заветных целей?
Но для того, чтобы эти цели поставить нужно ответить  на вопрос:
«Чего я хочу добиться в работе и личной жизни в следующие 3-4 года?»

Для начала ответ может включать в себя  2-3 крупных пункта. Вовсе необязательно делать это в виде нумерованного списка – достаточно в свободной форме написать несколько предложений.  Кем я себя вижу? Чем я занимаюсь? Куда я иду? Ответив на эти вопросы, у вас не возникнет сложностей с составлении проекции на собственное будущее.

Какие инструменты использовать: по большому счету, достаточно просотго листа бумаги. Главное, чтобы этот план был на виду, ну, или, по крайней мере, никуда не делся.

Уровень 2. Годовое планирование

На этом уровне, большие желания, о которых мы говорили выше, оживают. Они представляются в виде шагов, пройдя которые мы сможем получить желаемое. К тому же, такое дробление позволяет ещё и отслеживать насколько далеко вы зашли и что ещё предостит сделать.

Годовой план определяет последующие уровни планирования, поэтому я считаю его наиболее влиятельным "документом". А к таким вещам необходимо относиться ответственно.

Какие инструменты использовать: 
Trello. Супер инструмент в стиле японского канбана. Он позволяет наглядно видеть что уже сделано, над чем сейчас идет работа и что ещё ждет впереди.

Для отслеживания динамики я использую Google Spreadsheets (но можно Microsoft Excel или любой табличный процессор). Учет изменений позволяет следить за результативностью внутри года, корректировать обязательные для выполнения дела и трезво оценивать свои  возможности.

Уровень 3. Ежемесячное планирование

Планирование на месяц позволяет определить дела, которые:

• Не требуют срочности
• Нельзя выполнить за один присест

Личный опыт показывает, что оптимально устанавливать себе 8-12 целей в месяц.
Также, в этот список можно добавлять "бонусные" задачи.

Есть свободное время – можно обратиться к ежемесячному плану и найти для себя занятие которое давно хотелось попробовать.

Какие инструменты использовать: Любой редактор с возможностью делать списки. Я, например, использую Google Keep для хранения ежемесячных планов. Приложение удобное, доступно с любой платформы и не перегружено лишним функционалом.

Уровень 4. Ежедневное планирование

Планирование на каждый день – самое динамичный из всех уровней.
Здесь учитывается то, из чего складываются наши большие идеи, замыслы и ежедневные обязанности. Порядок и системности на этом уровне очень важны, ведь от этого напрямую зависит наша продуктивность. Важно не только составлять списки дел и следовать им, но и привязывать задачи к конкретному промежутку времени.

Именно с уровня ежедневного планирования можно начинать повышать собственную продуктивности. Так происходит, потому что на этом уровне легче всего отследить и починить, если что-то пошло не так. Да и ошибаться с прогнозами на этом уровне не так страшно как с ежемесячным или годовым планированием. Главное, на первых порах не "хватайте" на себя больше, чем объективно сможете сделать. Иначе глаза панды и постоянное чувство сонливости будут вашими постоянными спутниками.

Какие инструменты использовать: любой ToDo-трекер. У меня, например, Todoist. В дополнение к нему можно пользоваться календарем. Это обеспечивает привязку к временным рамкам и, по желанию, к точке на карте где того или иное действие надо выполнить.

Конечно же, составление планов это только половина дела. Необходимо ещё вовремя и в полном объёме исполнять его, сверяться с запланированными результатами и корректировать планы. По опыту, скажу, что самым сложным, для тех кто начинает, является выработка привычки планировать день\неделю\месяц. Обратите на это внимание и не бросайте дело на полпути.

P.S. Кто-то скажет, что существует деятельность которую нельзя распланировать. Но практика, как раз, подсказывает, что и для "вызова музы" есть свои методы.
Но об этом – уже в следующих материалах.

Автор: Богдан Головченко
Фотографии: Pexels